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会计管理体制改革中的会计档案管理
会计档案管理是会计管理体制改革的重要组成部分,其宗旨是强化会计档案管理,使会计信息获取更有效,实现会计制度标准化,提高会计效率。
一是要科学组织档案,将会计档案建立到会计信息系统当中,以节省储存空间且可加强会计档案的保管和管理。
二是建立严格的会计档案管理制度,明确会计档案的责任主体,划分修改、归档、收回和销毁等各环节的实施对象,使会计档案管理更加规范化,使组织的内部财务报告呈规则、科学化。
三是加强会计档案的存储环境,采取气候控制,安装会计档案自动存取系统,确保会计档案安全可靠,有效防止它们遭受破坏和。
四是在会计政策和程序方面有必要加强会计档案管理,明确财务报表和会计档案的归档期限,把控会计档案的储存和使用,防止其损坏或被滥用。
最后,针对有关会计档案,还应采取有效的防控措施,如安装安保设备,定期对会计档案进行考核,实行监督考核机制,逐步降低犯罪风险。
会计管理体制改革中的会计档案管理
一是有的会计核算中心没有或未及时向委托单位移交会计档案,不符合《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第6条明确指出,当年形成的会计档案,在会计年度终结后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的,尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更,但其所有权仍是委托单位,属于委托单位全宗的一个门类,应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账,会计核算形式发生了变化,财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出:电算化会计档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。《会计电算化工作规范》第45条规定,实行会计电算化的单位,有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。然而实际工作中,会计委派制核算的地区或部门,基本都实行了电算化会计,形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心,即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心,也只移交纸质会计档案。
三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物,它产生于会计业务工作之中,是会计工作的延伸,也是会计工作的终结。但在实际工作中,会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练,经常参加会计业务的培训和学习,但对档案知识,特别是会计档案规范化整理标准知之甚少,也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务,轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务,却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度,没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前,没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能,造成会计档案整理质量不高,封面内容填写不全,装订不整齐,有的分类、排列不规范,无目录等现象,使整理出的会计档案没有达到规范化标准,更谈不上科学管理。
四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式,其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今,无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定,档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否,而对会计档案规范与否少有问津,使会计委派制下的会计档案基本属于失控状态。
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